主题说明：项目经理圈子
在项目管理中，外包项目是其中特殊的一类项目，外包的管理模式则是一种较特殊的管理模式。
外包管理是项目管理知识体系九大模块中的采购管理的一部分，相对传统的采购管理，则具有如下特点：1、外包管理的采购对象不是物品，而是人力资源，或者直接说就是一些拥有需要技术能力的人；2、外包管理是以管理替代技术，管理的结果就是项目的成果，而并非通过采购->加工的过程得到项目的成果。传统的软件开发多是甲方直接向乙方提出要求的定制开发活动，而“外包”这一词语多出现在软件公司对日对美的软件外包出口中。成功外包的案例不少，但不成功案例更多，甲方怎样通过对软件的软件外包这一项目活动的有效管理来达到预期目标是本文要讨论的核心内容。项目经理圈子
选择主题的背景及原因/预期结果：
转自项目管理者联盟
2005年春节后，因为某些原因，作者（即本文的作者）放弃了原来的程序开发工作，到一家物流企业担任信息主管。
经过调研，发现该企业信息化工作呈现“硬强软弱”的局面，即企业信息化硬件投入巨大，成功建立了中心机房及相关网络；但在软件建设方面，虽然投入巨大，但是收效甚微，经过三期软件建设，但当作者到达该企业的时候，仅有一套仓储管理系统在维持运营，之前开发的两期软件已经被废弃。网站建设同样不成功，前后经过了数家网络公司的开发都没有达到公司的要求。尤其是在作者去前数月，物流公司与一家网络公司的合作，在合同签订之后，物流公司支付了3万元的定金，网络公司则在一个月后草草交了一个主页面了事。bbs.mypm.net
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于是作者接手的就是这样一家信息化畸形公司的信息部门。类似这样的公司在作者的认知范围内并不少见，或许这代表着国内软件外包的一些典型的问题吧。作者到该公司后面临着如下几个问题：1、现有系统的维护：该公司现有系统是以VB+Oracle开发的仓储管理系统，作者要维护现有系统的正常运作；2、建立公司的网站，要开发一个能够满足公司及其客户需求的网站系统；3、开发下一期仓储物流管理系统。当时部门人员配置：除作者外尚有两人维护公司的硬件系统，无软件开发人员。作者从现有的二人中挑选出一人进行了关于数据库及应用软件方面的培训，并由此人主要负责现有仓储管理系统的维护。根据作者与公司商讨的结果，将下一期仓储管理系统软件的开发放在网站的开发之后进行。
故本文所描述过程的项目即为物流公司的网站开发外包项目。有关该项目要素如下：bbs.mypm.net
项目名称：物流公司网站项目；
项目背景：
1、该项目的是在该物流公司前期多次失败开发的基础上进行的，故有部分前期开发文档可供参考；blog.mypm.net
2、物流公司的信息部门没有足够的人力来进行软件开发，且该公司也不可能招聘足够的人来参与完成这个项目，所以只能将项目外包；
项目经理博客
项目目标及预期：
建立物流公司的网站，该网站需要满足如下要求：
1、 满足物流公司本身宣传需要；
2、 满足物流公司辅助仓储管理的需要：即物流公司的客户可以根据其自身的需求进行入库订单的预录入，出库订单的预录入，以及在库信息查询。项目管理论坛
3、 某些页面如新闻，招聘信息等页面可以通过图形化的管理方式进行更新管理。blog.mypm.net
4、 网站数据要与仓储物流管理系统同步进行，但不能破坏现有仓储物流管理系统；
项目约束：转自项目管理者联盟
1、 资金投入：项目资金投入不超过10万元。由于该公司已经在网站项目上投入超过20万资金，故本期投入不会非常多，应尽量保持在10万元以内。
2、 时间约束：应该在7月底前完成该项目。bbs.mypm.net
应用的目的：
通过上述可以发现这是一个项目要求高且投入少的项目。在通常的网站系统的开发过程中，要以如此少的代价达到这样的目的几乎上是不可能的；如果真的这样谈判下来所能带来的唯一结果就是降低项目的质量，拖延工期或者外包商的欺诈。blog.mypm.net
当时作者正好学到了项目管理课程的“外包项目的甲方管理方法”，于是试着“分两步进行”，争取将这个到公司后的第一个项目成功完成。项目管理者联盟
“分两步进行”指的是一方面通过市场调研，沟通等手段向公司的领导层说明该项目的在资金投入与需求方面的矛盾，以达到要么增加资金投入要么缩减项目开发范围的目的。这是项目可以进行的前提。另一方面是指运用所学到的外包项目的管理方法，将项目成本控制在适合的范围内，降低项目风险，以取得项目风险，产品质量，工期，成本的平衡点。
项目经理圈子
应用的过程及方法：项目管理者联盟
本次项目的开发过程是按照传统项目开发步骤进行的，即按照“调研->需求分析->设计->开发->测试->交付”过程执行。作者本人担任本次项目开发甲方的全权代表。
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一、项目范围的建立项目管理者联盟文章
项目的前期应该建立项目的范围，作者针对公司提出的网站建立目标进行了初步项目架构分析。
物流公司提出的目标如下：
1、 满足物流公司本身宣传需要；
2、 满足物流公司辅助仓储管理的需要：即物流公司的客户可以根据其自身的需求进行入库订单的预录入，出库订单的预录入，以及在库信息查询。
3、 某些页面如新闻，招聘信息等页面可以通过图形化的管理方式进行更新管理。
4、 网站数据要与仓储物流管理系统同步进行，但不能破坏现有仓储物流管理系统；
则根据公司的目标需要进行如下工作
1、收集公司现有资料，包括图片和文字资料。建立静态网页，这些网页主要是对公司现状，业务范围等的介绍。
2、进行公司新闻及招聘信息的需求调研，建立后台数据库及相应的动态网页。
3、对公司出库、入库工作流程进行分析，建立出库入库流程及动态操作网页。
4、对物流公司客户需求进行分析，建立符合客户需求的报表查询及打印的动态网页系统。
5、对现有仓储物流管理系统进行分析，建立网站和现有仓储物流管理系统的数据业务关联。项目管理培训
根据PBS建立方法，建立了项目分解图如下：
并且在项目分解图的基础上建立了一个大致的时间线和里程碑。由于在此时作者对物流公司的投入和产出比还存在一定的疑问，即现有的投资是不可能完成这样一个项目的。所以并没有建立详细的工作分析图（WBS），以期待在项目的前期调研结束后，有充分的调研结果时再与公司的负责人沟通，确定最后开发的项目范围。
二、项目前期调研期
项目管理论坛
在项目的前期调研过程中，作者针对物流公司提出的项目需求进行了详细的调研。这些过程包括了现有仓储管理系统下来货登记、入库过程，出货登记，出库过程和客户平时需要的一些报表。blog.mypm.net
调研方法采用项目管理过程当中提出的“真实记录原本工作过程，然后进行总结分析”的方法进行。调研过程的时间安排如下：
1、早晨9:00到相关工作人员处进行调研，记录该工作人员的工作过程，并将其所使用的登记表，入库单等进行复印收集，对其操作的软件界面进行界面抓图。
2、每日下午3点前结束调研，3~4点进行总结，并在4点之后将总结结果与该部门主管进行沟通。
3、每周五进行本周调研总结，并将总结结果以电子邮件形式发送各部门主管进行确认。
该过程持续了两周的时间，调查涉及到了公司的仓储、销售、管理等各个部门，还包括了公司现有的两个重要客户，从与他们的沟通中得知了什么是物流公司客户真正想要得到的服务。blog.mypm.net
两周之后，项目前提调研顺利完成，作者写了《项目前期调研汇报》文档及《物流公司网站项目建议书》。这两份文档主要对项目的建设的目标进行描述，并从如下几个方面描述了公司在投入和建设目标上的矛盾：项目管理者联盟
1、 描述了当前市场上关于网站开发的具体价格和开发情况；
2、 通过对物流公司客户的访问，得知客户真正的需求并不是可以直接对仓库的出入库进行具体操作，而是通过某些指令进行宏观的控制，且要求可以及时获得当前的在库情况和平时的出入库情况的查询结果。项目管理培训
3、 对以价格和目标不符的网站开发的最后结果进行了一些假设的讨论。项目管理者联盟
经过与物流公司领导不断的沟通最后达成了公司网站项目的范围。该范围如下：
1、 建立公司介绍的静态页面，该功能涉及20个页面左右；blog.mypm.net
2、 建立公司动态信息的动态页面，该功能涉及10张以内的数据库表和5个动态页面。项目管理者联盟文章
3、 建立公司仓储业务库存信息查询功能，该功能包括了对出库，入库、在库信息的各种方式的查询和导出功能。该功能涉及50张左右的数据库表和五个动态网页。
4、 建立网站数据库和现有仓储物流管理系统之间的数据同步工具。
为了可以按时完成任务和保证公司有限的投资可以完成该项目，经过与公司协商，最后达成了将部分工作外包的决定。该安排如下：
1、需求分析阶段由作者本人完成，交付物为网站项目需求分析文档，网站后台数据库设计说明书；
2、网站静态页面及静态页面的Flash动画部分外包给外面的公司制作；
3、网站的动态页面和后台数据库的建立外包给外公司制作；
4、网站关于客户查询部分外包给外公司制作。
5、数据库同步工具由作者本人完成。
至此，整个项目已经确定，接下来的工作就是建立项目的工作分解图（WBS）和选择外包公司了。
三、外包公司的选择
外包公司能否选择好，直接决定了项目的成败，根据项目管理课程学来的知识，明白了外包并不是降低项目的投资，而只是将技术转化为管理的一种方式。所以选择外包公司最重要的是能够完成任务而不是选择省钱。项目管理培训
选择外包商的条件遵循了项目管理中外包管理的原则，其原则如下：
1、不能单以服务价格来做最终决定；
2、要遵从实际技术需求和质量标准；
3、要分散项目的风险；项目经理圈子
4、要严格执行管理体系；blog.mypm.net
5、需有健全的管理模式和规范；
6、类似企业本身的开发平台和环境；
7、外包商的技术资源水平是否与企业内部开发时所需的技术指数相符；
8、衡量外包商是否拥有充分的资源。
在外包公司的选择过程中，作者遇到了一家公司愿意以低于项目的投资的价格来承包这个项目并且该公司答应可以额外给公司做出那些之前经过讨论被屏蔽的功能。听到这样的承诺物流公司的领导当然更愿意与这家公司签订合同。经过作者的调查发现，该企业虽然企业实力和开发经验足够本次项目开发，但是在实际的企业提供的开发人员名单中都是该企业刚刚招聘的应届毕业生，真正有实力的项目管理者和开发人员都在该企业对日外包项目中工作，所以经过作者与物流公司领导的沟通，最终没有选择该企业作为本次项目的外包商。
在对另一家有开发实力的公司的考察过程中发现，该企业提供的网络程序员可以符合项目的需要，且该企业也是长期做软件外包出口企业，拥有丰富的外包经验和项目质量管理经验，且该企业的价格基本符合作者与公司的理想价格。但在具体的调研过程中发现该企业提供的美工实际不能按照项目进度为项目进行服务，这是由于该企业的美工是多部门共用的，平时还要兼任其他部门的一些美工工作，这样就不能保证正常的软件开发。项目经理博客
于是经过作者与公司的最终讨论结果决定，由物流公司自己聘用一名美工进行网站的长期维护和静态网页的开发工作，将公司的招聘信息，公司新闻等动态网页改为静态网页，由人工来维护这些网页的更新。将网站客户查询部分外包给该企业完成，并由该企业建立该数据库的建立。
最后经过与该企业的商讨，建立了本项目最终的范围和交付，如下：
1、 建立物流公司介绍静态网页；项目管理论坛
2、 建立公司新闻及招聘信息等静态网页，并由人工进行更新；
3、 建立物流公司客户查询系统，提供客户对在储货物的入库，出库，在库德查询；
4、 建立客户注册系统，提供客户网站注册功能。
5、 建立客户查询后台数据库系统；
6、 建立网站数据库与仓储管理系统数据库的数据同步工具，并保证网站数据库数据与仓储管理系统数据库数据的时间差不超过30分钟。
四、与外包公司建立共同的认识
在与外包商签订网站开发合同的过程中，作者与外包商经过不断的沟通建立如下共同认识：
1、 确认项目的范围
作者与外包商确定了由其开发的项目的范围，且确定了外包商开发组的工作成员，外包商保证项目组两名关键开发人员不会在整个过程中改变。
2、 建立工作计划和时间计划
作者与外包商建立共同的WBS项目分解及开发时间计划，并且充分考虑到了风险，并由此建立项目里程碑。约定在里程碑内发生的项目延误由外包商自我消化，里程碑点发生的项目延误将呈报双方公司决策层决定处理。项目经理博客
在里程碑建立过程中由里程碑确定了本项目版本提交点。
3、 建立资源需求计划和建立投资计划
根据WBS建立项目需求计划，并由双方公司领导对资源需求计划进行了签字确认。根据WBS建立了具体的投资计划，经过详细计算最终敲定了项目的投资额，并在投资额确定的之后签订了项目合同。
同时建立了项目奖励制度，承诺若达到奖励条件，将给予外包公司一定的奖励。www.mypm.net
4、 建立项目质量指标
作者与外包商建立了共同的质量标准，由于与外包商的合同项目与本项目其它部分是不发生互相关联的，所以项目质量指标是针对外包部分的质量指标。
并由项目质量目标确定了双方测试组成员及测试工作的流程图和Bug提交流程。
5、 建立资源培训计划项目管理者联盟文章
由于与外包商的合作部分仅提供查询为主的功能，所以培训是由外包商提供一份网站使用的最终说明书。
6、 建立了项目的进度监控计划及沟通计划
建立了双方共同的CVS服务器，外包商每日将开发的源代码及设计说明书上传至CVS服务器上，第二日上午由作者进行更新检查。
外包商本项目工作人员需每日将工作情况以日报形式上传至该CVS服务器。bbs.mypm.net
项目的沟通计划考虑到项目工期的限制，决定在开发初期的需求阶段由外包商的项目分析人员在物流公司工作，而项目开发阶段由作者本人每周两次到外包商公司开会讨论并听取工作汇报，测试阶段则在物流公司进行。
上述共识形成文档并交由双方领导签字确认。
至此整个项目的前期工作已经完成，项目更新之后的PBS如下：
该项目的工作分解图采用Project建立，该图如下：
五、网站静态也面及数据库同步工具开发项目计划的制定项目管理论坛
网站的静态页面和数据库同步工具开发项目同样是物流公司网站项目的重点，在制定这些计划的时候同样按照了项目分解和工作分解的方法，将工作进行分解和细化，然后按照里程碑的方式对工作进行进度进行考察。
由于本文的主要是讲述作者在外包项目甲方的管理得一点心得，故公司内部项目开发就不过多叙述。项目管理者联盟文章
项目管理者联盟文章
六、开发的过程www.mypm.net
在开发的过程中，由于之前进行了详细的任务计划，所以开发的过程基本是按照计划在执行。由于在之前已经充分考虑到了任务中存在的风险问题，所以在项目计划的制定上优先于公司制定的最后目标7月底的。项目管理者联盟文章
在项目开发过程中，作者本人每天都抽出一定的时间同外包公司进行沟通，并且每天根据外包公司提供的文件和工作计划进行考察，观察外包公司的进度情况，并根据进度情况及时做出调整。如当对方一位名叫李岩的程序员请假一天时，作者督促并要求其在周末加班将未完成的工作补上。
由于本项目所要求开发的内容并非超出常规的要求，且外包公司之前也曾经做过此类项目，故项目至今稳步进行。偶尔出现的意外情况亦通过加班等方式完成。
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应用的结果
项目管理培训
通过对外包项目甲方管理方法运用，项目运作至今仍然均可在作者控制的范围内进行。
由于在项目开始的时候制定了正确的项目范围，所以项目没有出现象物流公司前几期项目一样项目结果和物流公司预期的差别。项目管理者联盟
由于在项目选择外包商的时候，遵守了项目管理中外包项目甲方管理方法，所以也避免了因为项目价格过低外包商最终无法完成项目情况的发生。
由于在项目进行的过程中采用了PBS和WBS的方法，将项目进行细化和进行里程碑控制，故截至作者写这篇心得的时候项目可以稳步进行，所发生的一些小小的意外都及时得到了修正。项目管理者联盟文章
所以可以说在物流公司网站项目上运用项目管理的技巧和知识，作者成功地解决了该公司前几期网站开发项目过程中出现的问题，保证项目的成功运作。training.mypm.net
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总结：
虽然作者所在的物流公司网站项目至今没有完成，但是在项目进行至今的这一段时间内仍然有很多心得可以总结出来：
1、在项目立项阶段采用了PBS的方法进行项目分解，将项目分解为多个部分，这样带来的好处就是每一个部分是一个相对独立的部分，当一个部分发生问题无法完成的时候，其他部分仍然可以正常的完成。比如作者的公司在项目过程中临时将要外包出去的静态网页部分，改为公司内部开发。如果不是采取项目分解的方法对项目的各个完成物进行分解，那么这样一个修改，势必要引起整个需求的变化，进而影响到项目的整个进度。项目管理者联盟文章
2、在项目选择外包公司的过程中采用了外包管理中的外包上选择原则，只选择正确的公司而不选择那些所谓便宜的公司，在对外包商的考察过程中，不仅仅要从公司的经验，公司的团队实力等方面考察，还要从公司的所能提供的资源，提供资源对本项目的满足程度来考察，最终决定选择了一家可以提供足够资源的公司来开发公司的项目。这样避免了所谓当前那些靠“收客户首付”来骗钱的公司欺诈。
3、在项目的开发之前与外包商建立了共同的认识，并且将建立的共同认识通过双方领导层的确认，并将其中关键部分写入项目的合同中，且制定了明确的奖惩制度，由此对外包商形成了一定的约束，也有利于其后工作的开展。
4、在项目执行的过程中，对项目的过程进行了严格的控制，采用了项目日报，代码每日通过CVS上传，以及每周开会检查等方式，及时发现问题和解决问题，避免了更大失误的出现。项目管理者联盟
通过对项目管理知识的在实际工作中的运用，对应作者之前的开发和项目管理经验，获益甚多，同时也为作者服务的这家物流公司带来了巨大的经济利益。