(1) 计划好沟通 像对待项目管理的其他方面一样，你要计划好项目沟通过程。计划沟通的目的在于确保参与进来的所有项目干系人能在需要的时候获取所需信息来履行他们的责任。影响沟通计划和项目沟通要求的主要因素有以下这些。
- 项目发起方的组织结构。
- 项目干系人分析的结果。
- 报告关系。
- 项目涉及的职能领域。
- 参与项目的人数。
- 项目干系人所在的地方。
- 每位项目干系人的信息需求。
- 项目团队成员的经验级别。
- 技术可得性。
- 信息需求的紧急性和需要的频率。
- 想要的项目沟通形式。
- 项目的预期时长。
- 项目在组织层面的风险级别。
- 对终端消费者的预期变更影响。
- 组织文化。
- 所需的外部沟通级别。
- 采购合同。
- 法律顾问提出的限制。
- 给项目确定了具体的沟通要求后，一定要完成以下两件事情。
- 在项目沟通管理计划中记录这些信息。
- 确保将所有正式的项目沟通(以及实现沟通要完成的工作)都包含在WBS和项目进度计划中。
(2) 记住基本方法 最有效的3种沟通方法也是最简单的。为什么这些方法会有效呢?因为它们能起作用，但是很多人却没有这么做，因此对比是非常明显的。
- 优先处理：项目沟通不要走捷径;尊重项目干系人。
- 展现风度：讲礼貌，将欣赏和感激表现出来。
- 言出必行：如果你说了要做什么事情，就要去做。
(3) 沟通的5个C 在计划或执行项目沟通的时候，要牢记5个C。
- 清楚(Clear)：说明主题;围绕主题;帮助接收者理解信息;恰当地使用术语。
- 简洁(Concise)：抓住重点;不让信息漫无边际。
- 礼貌(Courteous)：讲礼貌，注意语调。
- 一贯(Consistent)：使用恰当的语调和媒介传递想要传递的信息;所有信息要素都应传达一样的信息。
- 令人信服(Compelling)：让他们有理由去注意。
(4) 保证理解 如果想进行有效的沟通，就要拥有这样的理念。主要包括以下几个方面。
- 投入精力、耐心和决心，确保别人清楚地理解了你的意思。
- 采用有效的聆听技巧，确保自己清楚地理解了别人要传达的意思。
- 采用最适合听众的沟通媒介。要懂得变通。
- 调整沟通的内容来最大限度地满足每个目标听众(项目团队、客户、高级管理层以及/或人事管理层)的信息需求。
- 要重视。注意反馈信息。如果所做的事情没有效果，要乐意去调整。
- 不要假设别人明白了，要不断地讲清楚、提问题、确认。在所有沟通中要注重从他人的角度来看问题。
(5) 建立各方关系 高效的沟通者都知道，人与人之间的桥梁是建立在信任、亲善和人际关系的基础之上的。要乐于花时间去同关键的项目干系人建立一对一的关系，特别是在项目早期的时候。此外，注重关系有助于建立开放、诚信的环境，更有利于处理项目难题。
(6) 富有前瞻性 这是另一个关键理念和方法原理。妨碍项目沟通的因素有出人意料、令人怀疑和不确定性。通过沟通计划让目标听众了解，保持前后一致。预见额外的信息需求。永远不要让项目干系人心生疑惑或者先找你。
(7) 有人就有“政治” 另一种说法就是“别太天真”。高效的沟通者都理解和领悟了项目环境的“政治性”。他们会提前理解沟通的“政治意味”，会在传递信息之前先从别的角度来看一看。