要确定表中的列，请确定需要跟踪表中所记录主题的哪些信息。例如，对于“客户”表，“姓名”、“地址”、“市-省/自治区-邮编”、“发送电子邮件”、“称呼”和“电子邮件地址”就是不错的列初始列表。表中的每条记录包含同一组列，因此，可以为每条记录存储“姓名”、“地址”、“市-省/自治区-邮编”、“发送电子邮件”、“称呼”和“电子邮件地址”。例如，“地址”列包含客户的地址。每条记录包含有关一位客户的数据，而“地址”字段包含该客户的地址。
为每个表确定了初始的一组列后，可以对列进行进一步优化。例如，将客户姓名作为两个单独的列存储是有用的：即“名字”和“姓氏”，以便仅在这些列上进行排序、搜索和索引操作。类似地，地址实际上包含五个独立的组成部分：地址、城市、省/市/自治区、邮政编码和国家/地区，也可以将这些信息存储在单独的列中。例如，如果希望按照省/市/自治区执行搜索、筛选或排序操作，则需要将省/市/自治区信息存储在单独的列中。
还应该考虑数据库是仅存储国内的信息，还是也要存储国际信息。例如，如果打算存储国际地址，则最好使用“地区”列代替“省/市/自治区”列，因为这样的列既可能存储国内的省/市/自治区，也可能存储属于其他国家/地区的地区。同样，如果要存储国际地址，则采用 Postal Code 比使用 Zip Code 更有用。
下面的列表显示了用于确定列的一些提示。
- 不要包含已计算的数据
大多数情况下，不应在表中存储计算结果。在希望查看相应结果时，可以让 Access 执行计算。例如，假如有一个“已订购产品”报表，该报表显示数据库中每类产品的已订购数量的分类汇总。不过，在所有表中都没有“已订购数量”分类汇总列。相反，“产品”表中包含存储每种产品的已订购数量的“已订购数量”列。通过使用该数据，Access 可以在每次打印报表时计算相应的分类汇总。而分类汇总本身不应存储在表中。
- 将信息按照其最小的逻辑单元进行存储
您可能非常想使用单个字段存储全名，或使用单个字段存储产品名称和产品说明。如果将一种以上信息存储在一个字段中，则在以后要检索单个事实就会很困难。请尝试将信息拆分为多个逻辑单元，例如，为姓氏和名字或为产品名称、类别和说明创建单独的字段。
对每个表中的数据列进行优化后，就可以选择每个表的主键了。