access与excel结合实用技巧

2021年12月7日 作者： 来源：

一、在Access中输入Excel工作表
(1)   利用“文件”菜单项中的“取外部数据”—“输入”功能，即可启动“输入工作表精灵”，在精灵的引导之下，就可容易地由外部取得数据表中的数据。当然，这里所谓的数据，它不只是Excel的工作表，还包含了dBASE(*.DBF)、Microsoft Foxpro(*.dbc)，Paradox(*.db)，Lotus 1-2-3(*.wk*)及文本文件（*.txt）等。
(2)  你可选择文件中的任何一张工作表或已命名的范围，画面上均有可浏览的范例数据供参考。
(3)  输入工作表精灵后，精灵会询问在工作表中，第一是否含有栏名？一般都会有，这个部分，可以等到精灵完全将工作表转为数据表时，再经由数据工作表浏览画面去处理。
(4)   接下来，你可以决定是否要将某个栏位输入，是否要改变每个栏位的栏位名称，是否索引等。
(5)  最后，只要建立主索引，再输入数据表名称，聪明的精灵就会完成所有的工作了。
二、输出Excel工作表至Access中
若不是在Access中，而是在Excel中要将工作表输出，可使用Excel中的Add-in（增强集）功能，先将“Access连结”这个增强功能勾选进来，之后，就可在Excel中直接将工作表输出至Access中。
三、输出Access数据表至Excel中
这个部分就更自动化了，在Access中，只要选取好欲输出的数据表，利用菜单项中“工具”→“与Office连结”→“使用MS Excel进行分析”，或选择数据库工具栏上的“Office links”按钮中的“使用Ms Excel来分析它”，就会自动地将数据表转到Excel工作表中，并启动Excel开启这个工作表。
四、在Excel中建立Access画面及报表
开启Excel“数据”菜单项中的“Access画面”，即可启动画面精灵；若选取“Access报表”，则启动报表精灵。一切都由精灵交谈方式，即可完成我们所要的画面及报表。
五、连结Access数据表与Excel工作表
要连结数据表与工作表，是利用Access中的“连结数据表”功能，启动“连结工作表精灵”，其方法与“输入工作表精灵”的程序类似，在此不多描述。但连结时，有些地方可能会有一些问题，需要特别注意：
?           时间的问题
如果当输出Excel工作表到Access数据库时，时间栏位已过期，例如工作表使用1904年日期系统，而非Excel和Access预设的1900年日期系统时（注：1900年日期系统由1开始编号，1代表1900年1月1日。1904年日期系统则由0（零）开始编号，0代表1904年1月1日），若要将Excel工作表的日期系统变更为1900年日期系统，请在输出工作表到Access之前，在Excel中执行以下的步骤：
1．开启Excel工作表。
2．在“工具”菜单项上按一下“选项”，然后按一下“重新计算”索引标签。
3．清除“1904年日期系统”核取方块。
? 速度的问题
当数据表连结至工作表时，会发现画面的显示速度变得很慢，这是因为Access的数据表数据是放置在硬件之中，并不是像Excel是把数据放在内存中，所以数据在做交换的时候，I／O的速度一定会比较慢。
?  冲突的问题
当同一记录，同时间，有许多人在编辑它时，此时，若要将数据写入硬盘，系统会告诉你，此数据已经有人修改过了。这时，你可以强迫存储你的数据，或放弃更改，甚至可先看看别人改的数据，再决定要不要修改。
六、软件功能结合
就Excel与Access而言，除了使用以上所讨论的方式之外，也可利用内建于办公室系列应用软件中的宏开发语言（VBA）来完成。Excel具有VBA宏，透过Excel的VBA、Visual Basic语言结构及OLE2.0规格，用户可轻易地结合Excel与Access，甚至界面一致的Word、PowerPoint也可以轻易地达到结合的目的。