一、了解宏
宏是一些储存了一系列命令的程序。当你创建一个宏命令的时候，你只是将一系列的键盘输入结合成一个简单的命令，你以后可以“回演”这个命令。因为宏命令可以减少复杂任务的步骤，使用宏命令可以显著得减少你花在创建，设置格式，修改和打印工作表的时间。你可以通过Excel内置的录制工具来创建宏命令，也可以在代码编辑器里面直接写代码。微软Excel电子表格具有强大的编程功能。
技巧1－1：普通语言
Excel5是市场上第一个使用VBA的软件。从那以后，VBA开拓了在所有微软办公应用软件中的应用。这意味着你从本书中学习的VBA将来同样可以应用到其它微软办公软件中，例如：Word,PowerPoint,OutlookorAccess
二、宏命令的普通应用
微软Excel带来了很多内置，节省时间的特点，这些使你工作得更快更聪明。在你决定用宏命令来自动化工作表任务前，确保没有现成的内置工具来做这项任务。然而，当你发现你需要反复地做一些动作，或者Excel没有提供一个内置工具帮你完成该任务，那么创建一个宏命令吧。宏命令可以使你能够将工作表的任何部分工作自动化。例如，你可以自动化数据录入——创建一个宏命令在工作表输入标题或者用新标签取代列标题。宏命令可以帮你检查选中的工作表区域里的重复值。你可以通过宏命令快速地将格式应用到多个工作表，并且可以结合不同的格式，例如字体，颜色，边框和阴影等。尽管如此，Excel还拥有非常强大的图表功能，如果你想要将图表创建和格式设置自动化，那么宏命令是一个好方法。宏命令也可以帮助你设置打印区域，页边距，页眉，页脚，以及选择特殊的打印选项。
三、写宏之前的计划
在你创建一个宏命令之前，花几分钟来考虑你究竟想做什么。因为宏命令是一大堆键盘输入的集合，事先计划你的行动非常重要。最早的计划宏命令的方法是手动地将宏命令需要做的事情做一遍。在你做键盘输入的同时，在一张纸上记录下他们实际发生的情况，不要漏掉任何东西。象录音机一样，Excel可以将你的所有动作录制下来（译者：事实上并非如此，有些操作是无法录制的）。如果在录制宏之前，你没有很好地计划，你会录制很多不必要的步骤，而这些都会影响运行速度。尽管修改宏代码比去除录制宏里面不必要的步骤容易，但是，仅仅录制必要的步骤会节省你修改代码的时间和以后的麻烦。
假设你想看一眼哪些区域是文本，哪些是数字以及哪些是公式，使用不同的字体颜色和样式来区分这些单元格里潜在的内容。
那么应该如何设置？打开一个含有公式计算的工作表，或者创建一个所示的例子。
在录制宏之前，请做如下操作：
1．选取一个单元格
2．选择“编辑”－“定位”
3．在“定位”对话框中，点击“特殊”按钮
4．在“特殊”对话框中，勾选“常数”——勾选“文本”，同时去除“数字”，“逻辑值”和“错误值”的勾选
5．按“确定”返回工作表。注意，这时含有文本的单元格已经被选中了。小心，不要改变选中区域，直到你在下一步做一些必要的格式设置
6．对选中区域。选择“格式”－“单元格”
7．在单元格格式设置对话框，选择“字体”－设置字体为“粗体”，颜色为“紫色”。然后点击“确定”关闭对话框。注意，含有文本的单元格显示了不同的颜色。
步骤1到7教你定位到文本单元格，要定位数字单元格，请按如下操作：
8．选取一个单元格
9．选择“编辑”－“定位”
10．在“定位”对话框中，点击“特殊”按钮
11．在“特殊”对话框中，勾选“常数”——勾选“数字”，同时去除“文本”，“逻辑值”和“错误值”的勾选
12．按“确定”返回工作表。注意，这时含有数字的单元格已经被选中了。小心，不要改变选中区域，直到你在下一步做一些必要的格式设置
13．对选中区域。选择“格式”－“单元格”
14．在单元格格式设置对话框，选择“字体”－设置字体颜色为“暗蓝色”。然后点击“确定”关闭对话框。注意，含有数字的单元格显示了不同的颜色。
步骤8到14教你定位到数字单元格，要定位公式单元格，请按如下操作：
15．选取一个单元格
16．选择“编辑”－“定位”
17．在“定位”对话框中，点击“特殊”按钮
18．在“特殊”对话框中，勾选“公式”
19．按“确定”返回工作表。注意，这时含有公式计算结果的单元格已经被选中了。小心，不要改变选中区域，直到你在下一步做一些必要的格式设置
20．对选中区域。选择“格式”－“单元格”
21．在单元格格式设置对话框，选择“字体”－设置字体为“粗体”，颜色为“红色”。然后点击“确定”关闭对话框。注意，含有公式的单元格显示了不同的颜色。
步骤15到21教你定位到公式单元格。你可以在工作表中加上图例，以便容易理解。
22．选取区域A1:A3，选择“插入”－“行”
23．选择单元格A1
24．选择“格式”－“单元格”，并且在“填充色”页点击“紫色”，点击“确定”返回工作表
25．选择B1，输入“文本”
26．选择单元格A2
27．选择“格式”－“单元格”，并且点击“暗蓝色”，“确定”返回
28．选择B2，输入“数字”
29．选择A3
30．选择“格式”－“单元格”，点击“红色”，“确定”返回
31．选择B3，输入“公式”
32．选择A1
完成步骤22到32后，A1:A3单元格会显示一个简单的颜色图例。
正如你所看到的，不管工作表显示的任务多么简单，你却可能需要很多步骤来达到预期效果。创建一个可以重复你刚才操作的宏命令，真的很省时间，特别是当你需要重复这个相同的工作到很多工作表中去。
四、录制宏
既然你已经知道了你需要做哪些操作，是时候打开你的宏录制器来创建你的宏了。在你依照下面的录制步骤之前，请确保你已经清除了刚才例子里的格式。按下Ctrl+A以选中整个工作表，选择“编辑”－“清除”－“格式”选择A1:A3并且选择“编辑”－“删除”。在“删除”对话框，选择“整行”然后点击“确定”。
依照以下步骤来创建你的第一个宏命令：
1．选择一个单元格
录制宏之前，你应该想好是否要录制当前单元格的位置。如果你需要宏总是从一个特定的位置开始，那么先打开宏录制器再选择你想要宏开始选中的特定位置。如果当前单元格的位置无关紧要，那么先选择一个单元格，然后才打开宏录制器。
选择“工具”－“宏”－“录制新宏”。出现一个录制宏对话框。
当你录制新宏的时候，必须有名字。你也可以给它设置一个快捷键，储存地方以及描述。
2．给宏取个名字“WhatsInACell”
技巧1－2：宏命名
如果你忘记给宏命名，Excel会给出一个默认的宏名，例如：Macro1，Macro2，等等。宏名可以包含字母，数字和下划线，但是第一个字必须是字母（译者：中文亦可，建议用英文）。例如：Report1是有效的宏名，然而1Report则是非法的。宏名里不能含有空格。如果你隔开宏名中的每个词，可以使用下划线。例如：WhatsInACell，改为Whats_In_A_Cell。
3．在宏的存贮位置里，选择“当前工作簿”
技巧1－3：保存宏
Excel让你可以将宏保存在三个地方：
个人宏工作簿——如果你将宏保存在这里，你每次使用Excel的时候都可以使用这个宏。个人宏工作簿在XLStart文件夹中。如果这个工作簿不存在，那么当你第一次使用这个选项的时候，Excel会自动生成这个工作簿。
新工作簿——Excel将宏放在一个新工作簿里。
当前工作簿——宏将被保存在你正在使用的工作簿里面。
4．在描述框里输入：显示单元格里潜在的内容：文本，数字，公式
5．点击“确定”关闭宏录制对话框，并开始录制。这时，出现了“停止录制”工具栏。Excel下面的状态栏显示“准备录制”
停止录制工具栏提供按钮来停止录制，以及让Excel如何在录制宏的时候处理单元格地址
单元格地址：相对或绝对
绝对——如果在执行宏命令的过程中，无论哪些单元格被选中了，你都希望宏在特定的单元格执行这些录制的操作，那么使用绝对单元格地址。绝对单元格引用具有如下形式：$A$1，$C$5等。Excel宏录制器默认使用绝对引用。在录制前，确保停止录制工具栏上的第二个按钮没有被按下去。当鼠标指向这个按钮，工具提示“相对引用”。
相对——如果你想要宏可以用在任何区域，就打开相对引用。相对引用具有如下形式：A1，C5等。在录制前，确保停止录制工具栏上的第二个按钮已经被按下去了。记住，Excel将会继续使用相对引用，直到退出Excel或者再次点击相对引用按钮。在录制宏的过程中，你可以使用这两种引用方法。例如：你可以选择一个特定单元格（如$A$4），做一个操作，然后选择另外一个相对于当前位置的单元格（如C9，他在当前单元格$A$4往下5行和向右2列的位置）。当你复制单元格时，相对引用会自动调整引用，而绝对引用则不会。
6.从新进行刚才你手动完成的那些操作（参见“写宏之前的计划“）
录制宏的时候，只有当你按下了回车键或者点击了确定之后，你的操作才会被录制。如果你按下了Esc键或者点击了取消，宏录制器不会录制任何操作。
7．完成所有操作后，点击停止录制工具栏上的“停止录制”按钮，或者选择“工具”－“宏”－“停止录制”
五、运行宏
你创建了一个宏命令后，至少要运行一次以确保它运行正确。在本章的后面，你将学到好几种运行宏的方法，不过，现在，使用菜单命令。要看到你的成果，确保清除了例子的格式。按下Ctrl+A以选中整个工作表，选择“编辑”－“清除”－“格式”选择A1:A3并且选择“编辑”－“删除”。在“删除”对话框，选择“整行”然后点击“确定”。稍后，你将在另外一个宏里面录制清除工作表格式的步骤。
1．打开任何包含文本，数字和公式的工作表
2．选择“工具”－“宏”－“运行宏”来打开宏对话框
3．点击你要运行的宏的名称
4．选择“运行”，执行宏
在宏对话框，你可以选择一个宏，运行，编辑或者删除它
你也许经常会发现录制的宏不会按你预期的和你第一次操作那么运行。也许在录制宏的时候，你选择了错误的字体，或者忘记改变单元格颜色，或者你临时发现最好加上一个步骤。不必惊慌。Excel允许你修改代码，而不会强迫你重新录制那些单调的操作。