查阅字段呈现数据选项列表。值位于查阅字段的“行来源”属性中。Access 中有两种类型的查阅列表，分别为包含一组预定义值的值列表和使用查询从其他表检索值的查阅列表。
由于查阅字段使用查询从数据库中的一个或多个表检索值，默认情况下，查阅字段在列表中呈现数据。根据数据库设计者设置查阅字段的方式，您可以从查阅列表中选择一个或多个项目。
确定查阅字段的类型（是值列表还是查阅列表）。如果是查阅列表，应确定为查阅字段提供数据的源表，然后在值列表中添加或编辑项目。
- 右键单击以选择表并单击快捷菜单上的“设计视图”。
- 在设计网格下半部分中，单击“查阅”选项卡。
- 查看“行来源类型”和“行来源”属性。
“行来源类型”属性必须为“值列表”或“表/查询”。“行来源”属性必须包含值列表或查询。
查看查阅属性设置
- 在导航窗格中，右键单击表，然后单击快捷菜单中的“设计视图”。
- 在“设计”选项卡的“显示/隐藏”组中单击“属性表”以查看字段属性。
| 属性 |
在表设计网格中的位置 |
可能的值 |
试图输入数据时的行为 |
| 限于列表 |
“查阅”选项卡 |
是/否 |
允许或禁止向字段中添加列表中不存在的值。如果将该属性设置为“是”，则必须选择其中一个值。如果设置为“否”，则可以输入未列出的值。 |
| 允许编辑值列表 |
“查阅”选项卡 |
是/否 |
为值列表（而不是查阅字段）启用或禁用“编辑列表项目”命令。若要为查阅字段启用该命令，请在“列表项目编辑窗体”属性中输入有效的窗体名称。Access 允许您选择任何窗体，但除非该窗体设计为允许编辑，否则您将无法编辑列表值。在右键单击列表框或组合框控件所打开的快捷菜单上，将显示“允许编辑值列表”命令。运行此命令时，将显示“编辑列表项目”对话框。或者，如果在“列表项目编辑窗体”属性中指定了窗体的名称，则 Access 会启动该窗体，而不会显示该对话框。
注释 可以从位于窗体的列表框和组合框控件或位于表和查询结果集的组合框控件中运行“编辑列表项目”命令。窗体必须在设计视图或“浏览”视图中打开；查询结果集必须在数据表视图中打开。 |
| 列表项目编辑窗体 |
“查阅”选项卡 |
数据输入窗体的名称 |
如果将数据输入窗体的名称作为值输入此表属性，则当用户运行“编辑列表项目”命令时将打开该窗体。否则，在用户运行该命令时，会打开“编辑列表项目”对话框。 |
编辑查阅字段
默认情况下，Access 在下拉列表中显示查阅数据。但您可以指定列表框控件以显示数据。两者之间的区别为，下拉列表打开以显示列表，并在用户进行选择后便关闭，而列表框则保持打开状态。
若要编辑查阅字段，您可以运行“编辑列表项目”命令，或者在“行来源”属性中或从源表直接编辑数据。
- 若要在源表中添加或编辑数据，请打开查阅列表的源表并编辑该表中的数据。
可以直接在表、窗体和报表中使用查阅字段。默认情况下，查阅字段中的值显示在一种称为“组合框”的列表控件中，该控件是一个具有下拉箭头的列表： 。根据数据库设计者设置查阅字段和组合框的方式，可以编辑列表中的项目以及向列表中添加项目。为此，数据库设计者必须为查阅字段设置属性（属性称为“限于列表”，设计者必须打开该属性）。
创建查阅字段时，您还可以将其设置为支持多个值。如果这么做，结果列表会在每个列表项目旁显示一个复选框，您可以根据需要选中或清除项目。