项目采购管理是项目执行的关键性工作，是做好项目的重要方面，项目采购管理的模式在某种程度上决定了项目管理的模式，对项目整体管理起着决定性作用。采购工作又是项目执行的物质基础和主要内容。规范的项目采购管理要兼顾经济性、合理性和有效性，可以有效降低项目成本，促进项目顺利实现项目的各项目标，成功完成项目。
项目采购管理所采购的项目物质或技术资源，必须符合项目设计和机会要求，如果采购的产品或服务不符合设计的要求，到货或服务周期无法满足工期要求，将会直接影响项目的质量，甚至导致项目的失败。因此项目采购管理不仅是采购回来“东西”那么简单，更重要的是要重视采购管理过程的管理质量。
项目采购管理是从项目外采购工作所需的产品和服务的过程。项目采购管理包括项目团队管理合同所需的合同管理和变更控制过程，同时也包括对项目买房与项目团队间合同的管理。
项目采购管理过程包括：
采购计划编制——决定采购什么，何时采购。
编制合同——记录项目对于产品和服务的需求，并且寻找潜在供应商。
招标——获取适当的信息、报价、标书、要约或建议书。
供方选择——审核所有要约，选择供应商并与之谈判最终合同。
合同管理——管理合同以及买卖关系；审核并记录供应商的绩效以建立必需的纠正措施并作为将来选择供应商的参考；管理合同相关的变更和与项目客户的合同关系。
合同收尾——合同履行和清算，包括对一些未决项目的决策。
项目采购和合同管理的定义
采购是从项目外部获得产品和服务的完整的购买过程。在信息系统集成行业，普遍将项目所需产品或服务资源采购称为“外包”。
对于企业而言，一般存在不同采购种类，一种是依据公司的战略计划的采购行为；一种是依据公司所投资（或承包）的项目特点、环境的采购行为。
项目采购管理的定义
项目采购管理定义：是从项目外购买或获取工作所需的原材料、产品、货物和服务的过程，也就是有效规划、管理和控制项目采购的过程称之为项目采购管理过程。
1、项目采购什么
项目采购管理首先要明确采购的对象及其质量要求。对于项目采购的产品和服务，具体项目会有具体化的定义，但就产品和服务及其质量应该满足产品的3个条件。产品的通用性、产品的可获取性、产品的经济性。
2、项目采购的时机
项目中不同产品和服务，根据项目执行的不同阶段和具体项目特点，采购的时间和地点应该有所不同，必须考虑每一项采购的最佳时机，这样既可避免由于采购过早造成库存成本增加又可防止采购延迟引起的项目工期延误等。采购的时机，不但要考虑到项目的实际要求，还要考虑到供应商提供产品的到货周期等相关因素。
3、项目采购的方式
采购一般可以分为招标采购和非招标采购。
4、项目相关产品采购数量
5、项目采购成本的制约因素
采购计划编制
采购计划编制的输入：项目章程、项目范围说明书（设计说明书、执行说明书、功能说明书）、项目管理计划、工作分解结构和字典、环境因素和组织因素、组织过程资产、风险记录。
采购计划编制的工具和技术：自制/外购分析、专家判断、合同类型。
采购计划编制的输出：采购管理计划、工作说明书、自制/外购决定、项目管理计划（更新）。
编制合同
合同编制过程包括准备招标所需要的文件和确定合同鉴订的评定标准的过程，即是有关何时开始招标、选择供方、签订合同，以确保采购的各种产品和服务能够在项目进展需求时及时到位。
编制合同的输入：采购管理计划、工作说明书、项目管理计划、自制/外购决定。
编制合同的工具与技术：1、标准表格 标准表格包括标准合同、标准采购项说明、建议书评价标准检查单，全部和部分投标文件的标准版本。2、专家判断 。
编制合同的输出：编制合同过程最终形成采购文档和评标的标准，并更新工作说明书。
1、采购文档（投标邀请函/邀标书、请求建议书、请求报价单、招标公告、磋商邀请函和合同方回函等）、
2、评估标准、
3、工作说明书。
招标
招标过程从潜在卖主处获取关于怎么样满足项目需求的答复（如标书和建议书）。
招标的输入：采购文档、组织过程资产。
招标的工具和技术：投标人会议、广告。
招标的输出：合格卖方清单、采购文件包、建议书。
供方选择
供方选择过程接受标书或建议书并运用评估标准选择一个成功的卖方。建议书通常分为技术（方案）和商业（价格）两部分。
供方选择的输入：建议书、评估标准、组织过程资产、风险数据库、风险相关的合同协议、合格卖方清单。
供方选择的工具和技术：加权系统、独立估算、筛选系统、合同谈判。
供方选择的输出：选择的供方、合同、合同管理计划、资源可用性。
合同管理
合同管理的关键是管理不同提供商间的接口。
采购合同的管理主要是达到：采购合同的有效执行；采购产品及服务质量的控制。
合同管理的输入：合同、绩效报告、已批准的变更申请、工作绩效信息、选择的供方。
合同管理的工具和技术：合同变更控制系统、买方主持的绩效评审、检查和审计、绩效报告、支付系统、索赔管理、记录管理系统。
合同管理的输出：组织过程资产（更新）、请求的变更、建议的纠正措施、合同文件。
合同收尾
合同收尾包括项目核实（所有的工作都正确地令人满意地完成了吗？）和管理收尾（更新记录反映最终结果并存档信息以备将来之用）。
合同收尾的输入：
1、合同文件 合同文件资料包括合同本省以及支持进度，请求和批准的合同变更，卖方发展的技术资料，卖方执行报告，金融证件和与合同有关的检验结果。
2、合同收尾过程。
合同收尾的工具和技术：
1、过程审计：采购过程审计是从采购计划编制到合同管理的采购过程的一种结构性审核。采购审计的目标是找出采购过程中的成功和失败之处，以保证成功地对项目或其他项目的采购合同进行准备和管理。
2、记录管理系统：记录管理系统是将一些特定的程序、相关的控制活动和自动化工具统一成一个整体，项目经理使用该系统管理合同文件和记录。系统用于维护合同文件和双方通信记录的索引，并协助对档案的存取。
合同收尾的输出：合同文件、正式验收和收尾、经验教训。